Devenir gestionnaire est une étape importante dans une carrière. C’est souvent une reconnaissance de la compétence, de l’engagement et du potentiel d’une personne. Pourtant, une promotion vers un poste de gestion ne signifie pas automatiquement que l’on est préparé à gérer une équipe.

Car être excellent dans son métier et être un bon gestionnaire sont deux choses différentes.

Le nouveau gestionnaire doit maintenant développer de nouvelles compétences : communiquer ses attentes, déléguer, donner de la rétroaction, intervenir dans les situations difficiles, reconnaître les contributions et favoriser l’autonomie.

Certaines erreurs sont normales lorsqu’on apprend. D’autres peuvent toutefois être évitées.

Voici les 7 erreurs les plus fréquentes des nouveaux gestionnaires et surtout, ce que vous pouvez faire plutôt.

1. Vouloir tout changer dès son arrivée

Lorsqu’on commence un poste de gestion, il est tentant de vouloir démontrer rapidement sa valeur.

On voit des choses à améliorer et on veut agir. C’est une bonne intention, mais agir trop rapidement peut avoir l’effet contraire à celui recherché.

Votre équipe possède une expérience que vous n’avez pas encore. Elle connaît les réalités du terrain, les contraintes, les habitudes de fonctionnement et parfois les raisons historiques derrière certaines façons de faire.

Avant de changer, prenez donc le temps d’observer et d’écouter. Posez des questions comme :

• Qu’est-ce qui fonctionne bien actuellement?
• Qu’est-ce qui vous fait perdre du temps?
• Qu’est-ce qui pourrait être amélioré?
• Qu’est-ce que vous aimeriez préserver?

Pendant vos premières semaines, cherchez d’abord à comprendre. Vous n’avez pas besoin de prouver que vous avez toutes les réponses.

2. Continuer à faire le travail de son ancienne fonction

C’est l’une des erreurs les plus fréquentes: vous étiez la personne experte, vous connaissiez les dossiers, vous étiez efficace, alors vous continuez naturellement à faire une partie importante du travail.

Mais votre nouveau rôle exige une transition. Si vous continuez à tout faire vous-même, vous risquez rapidement de devenir le goulot d’étranglement de votre équipe.

Posez-vous cette question : Est-ce que cette tâche doit réellement être faite par moi?

Si ce n’est pas le cas, demandez-vous si elle pourrait être :

• déléguée;
• enseignée;
• accompagnée;
• automatisée;
• ou simplement retirée.

Votre réussite comme gestionnaire ne se mesure plus seulement à votre propre productivité: elle se mesure aussi à la capacité de votre équipe à fonctionner efficacement.

3. Supposer que les employés savent ce que vous attendez

Les gestionnaires pensent parfois avoir été très clairs alors que l’employé a compris quelque chose de complètement différent.

Prenons une phrase simple : J’aimerais que tu t’occupes de ce dossier rapidement.

Que signifie « rapidement »? Aujourd’hui? Demain? Cette semaine? Et qu’est-ce qui doit être prioritaire? 

Plus les attentes sont floues, plus vous risquez de devoir intervenir par la suite.

Lorsque vous confiez une responsabilité, clarifiez :

• quoi doit être fait;
• pourquoi c’est important;
• quand c’est attendu;
• à quoi ressemble un résultat satisfaisant;
• quelle autonomie la personne possède;
• dans quelles situations elle doit venir vous consulter.

La clarté ne diminue pas l’autonomie. Au contraire, elle la facilite.

4. Éviter les conversations difficiles

Personne n’aime particulièrement les conversations difficiles et pour un nouveau gestionnaire, elles peuvent être encore plus inconfortables. Vous voulez établir une bonne relation avec votre équipe. Vous ne voulez pas être perçu comme quelqu’un de sévère.

Alors vous attendez. Mais lorsqu’un problème est laissé sans intervention, il a rarement tendance à disparaître tout seul. 

• Un conflit peut s'envenimer.
• Un comportement peut devenir une habitude.
• Une performance insuffisante peut avoir un impact sur les autres employés.
• Un irritant peut progressivement affecter la mobilisation.

Intervenez tôt, en vous appuyant sur les faits. Par exemple : « J’ai remarqué que les trois dernières échéances n’ont pas été respectées. J’aimerais comprendre ce qui se passe et voir avec toi comment on peut corriger la situation. »

Vous n’avez pas besoin d’être agressif pour être clair. Une conversation difficile peut être à la fois ferme et respectueuse. 

5. Ne pas reconnaître les efforts

Lorsque l’on devient gestionnaire, on peut rapidement se concentrer sur les problèmes:

• Ce qui est en retard.
• Ce qui n’est pas fait.
• Ce qui doit être amélioré.

Mais votre équipe a aussi besoin de savoir que ses efforts sont vus. La reconnaissance ne signifie pas féliciter tout le monde pour tout. Elle consiste à reconnaître sincèrement une contribution, un comportement ou un résultat.

Plutôt que juste dire « Bon travail! », essayez : « J’ai remarqué que tu as pris l’initiative de régler cette situation avec le client. Ça nous a permis d’éviter que le problème s’aggrave. Merci. »

La reconnaissance devient alors beaucoup plus significative.

Chaque semaine, choisissez quelques contributions que vous souhaitez reconnaître. Cela peut prendre moins d’une minute. 

6. Faire de la microgestion

Un nouveau gestionnaire peut avoir peur de perdre le contrôle. Il vérifie donc tout: les courriels, les décisions, les tâches, les suivis, les détails...

Progressivement, les employés peuvent avoir l’impression qu’ils doivent obtenir l’approbation du gestionnaire pour tout. La microgestion peut avoir plusieurs conséquences :

• moins d’autonomie;
• moins d’initiative;
• davantage de dépendance envers le gestionnaire;
• perte de confiance;
• surcharge du gestionnaire.

Définissez clairement les zones d’autonomie. Demandez-vous ce que la personne peut décider seule. Puis faites des suivis sans reprendre systématiquement le contrôle.

Déléguer ne signifie pas disparaître. Cela signifie donner une responsabilité, une autonomie appropriée et assurer un suivi.

7. Vouloir être aimé plutôt que respecté

Cette erreur est particulièrement fréquente lorsqu’un nouveau gestionnaire devient responsable d’anciens collègues, car la relation change.

Vous devez maintenant parfois :

• dire non;
• donner une rétroaction;
• établir une limite;
• gérer une performance insuffisante;
• appliquer une règle;
• prendre une décision qui ne plaira pas à tout le monde.

Vouloir préserver à tout prix la relation peut vous amener à éviter certaines décisions nécessaires.

Votre objectif ne devrait donc pas être d’être aimé. Il devrait être d’être juste, clair, cohérent et humain. Vous pouvez être chaleureux sans être complaisant. Vous pouvez être ferme sans être froid. Et vous pouvez avoir une conversation difficile tout en respectant la personne.

Alors, comment bien commencer comme nouveau gestionnaire?

Vous n’avez pas besoin de maîtriser immédiatement tous les aspects de la gestion. Commencez par développer quelques réflexes simples : 

• Observez avant de changer: comprenez votre équipe et votre environnement.
• Écoutez avant de conclure: les employés détiennent une partie importante de l’information dont vous avez besoin.
• Clarifiez plutôt que supposer: ce qui vous semble évident ne l’est pas nécessairement pour les autres.
• Intervenez plutôt qu’attendre: les petits problèmes sont généralement plus faciles à régler que les gros.
• Déléguez plutôt que tout faire: votre rôle est aussi de développer l’autonomie de votre équipe.
• Reconnaissez plutôt que seulement corriger: votre équipe doit savoir ce qui fonctionne aussi bien que ce qui doit être amélioré.

Les 30 premiers jours : une occasion d'apprendre

Les premières semaines dans un rôle de gestion ne devraient pas être une course pour prouver que vous avez toutes les réponses. Elles devraient vous permettre de : observer, écouter, clarifier et agir.

• Prenez le temps de comprendre votre équipe. 
• Rencontrez individuellement vos employés.
• Identifiez les irritants.
• Clarifiez les priorités.

Puis choisissez quelques améliorations concrètes plutôt que d’essayer de tout régler en même temps. C’est ainsi que vous commencerez à bâtir votre crédibilité.

Devenir gestionnaire, c’est apprendre un nouveau rôle. Vous allez faire des erreurs. Vous allez parfois vous questionner. Vous allez probablement avoir des conversations qui ne se dérouleront pas exactement comme prévu.

Et c’est normal. Ce qui fera la différence, c’est votre capacité à observer, écouter, apprendre et vous ajuster.

Votre équipe n’a pas besoin d’un gestionnaire parfait. Elle a besoin d’un gestionnaire qui est présent, clair, cohérent, respectueux et capable d’agir.

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Et rappelez-vous : Vous n’avez pas besoin d’être parfait pour être un bon gestionnaire. Vous devez être prêt à apprendre, à vous ajuster et à faire grandir votre équipe.